Cornelia Altagracia García Cabrera
DIPLOMADO:
Docente Tecnológico
ASIGNATURA:
Contabilidad y finanzas
TEMA:
Fondo de caja chica
INSTITUTO:
ITLA
OBJETIVO
DEL TEMA
Al finalizar
el tema los estudiantes o participantes estarán en capacidad de manejar el
fondo de caja chica que cualquier empresa utiliza y las documentaciones
inherentes de la misma.
JUSTIFICACIÓN
Hoy en día
todas las empresas llevan contabilidad organizada, por tal razón es necesario
que los estudiantes manejen el fondo de caja chica, así como los registros de
entrada del efectivo de caja, además tendrán la posibilidad de manipular los
formularios a utilizar en el fondo de caja chica. Es importante la
implementación del fondo de caja chica en las empresas para así evitar expedir
cheques por cantidades efímeras o irrisorias, ya que demandaran un tiempo y
dinero mayor.
INTRODUCCIÓN
En este
trabajo didáctico le daremos a conocer lo referente al fondo de caja chica o
también llamada caja menor y todo lo relacionado a su manejo, buscando así
que ustedes adquieran los conocimientos
básicos sobre este tema que estaremos tratando.
A sabiendas
que el fondo de caja chica no es más, que la cantidad de dinero en efectivo
destinado para efectuar desembolso menores.
Para obtener
una idea más precisa y concreta procederemos a presentarles los diversos
sub-temas asociados con el fondo de caja chica, entre los cuales podemos
destacar;
·
Concepto
·
Su
finalidad
·
Su
establecimiento
·
Los
responsables de su manejo
·
Asientos
contables para dar apertura al fondo
·
Medidas
de control internas que deben obtenerse en el manejo
·
Pagos
realizados con el fondo
·
Asientos
contables de reposición del fondo
·
Arqueo
de caja chica
·
Aumento
y disminución del fondo
·
Faltante
y sobrante de caja chica
·
Desembolso
de caja chica
·
Reposición
del fondo
Con estos
temas a tratar espero que cada uno de los lectores pueda tener mayor
conocimiento en el manejo del fondo de caja chica al momento de laborar en una
empresa o institución.
DESARROLLO
FONDO DE
CAJA CHICA
Concepto: la caja chica se define como la cantidad de dinero
en efectivo destinada para efectuar desembolsos menores, por tal razón también se
le conoce con el nombre de fondo de caja menor, el cual se maneja mediante el
sistema de fondo fijo.
Si cada uno de esos pagos se tuviera que hacer con cheque,
seria necesario expedir muchos cheques, por cantidades muy pequeñas, lo cual demandaría
tiempo y dinero.
Por lo tanto, con el fin expreso de no expedir cheques por
cantidades ínfimas, se establece un fondo fijo de caja chica y tales pagos se hacen
con este fondo.
ESTABLECIMIENTO
DEL FONDO DE CAJA CHICA
Para establecer un fondo de caja chica debe hacerse una estimación
del total de los pagos menores que tiene que hacer la empresa durante un
periodo dado, generalmente, no debe exceder de un mes. En caso de que se pueda,
esta estimación debe compararse con los pagos menores que realizo la empresa en
meses anteriores, para obtener así una idea mucho mas clara y objetiva de por donde andan los gastos
menores de la empresa mensualmente, y con ello, establecer el monto que
realmente se ajuste a las necesidades de la compañía.
Una vez lograda la determinación del monto, se expide un
cheque por una cantidad algo mayor del monto estimado, esto con el objetivo de prever
situaciones imprevistas. Este cheque se realiza a nombre de una persona de la
empresa, que será la responsable de manejar el fondo de caja chica, a la que se
le llama custodia de caja chica. Esta
persona tiene la responsabilidad de
hacer los desembolsos con cargo al fondo que sean debidamente autorizados y los
mismos deben anotarse en un documento conocido como desembolso de caja chica y
hay que anexarle los comprobante correspondientes.
Ilustración
de un vale de caja chica
PAGOS
REALIZADOS CON EL FONDO DE CAJA CHICA
Durante el transcurso del mes, se procedió a realizar
numerosos desembolsos con cargo al fondo de caja chica. Cada vez que se realizo
un desembolso se exigió que la persona que recibía el dinero en efectivo
firmara un vale de caja chica al que posteriormente se le anexo el comprobante,
y se coloco en la caja de pago menor con el fin de que sirva de evidencia de
que se gasto el dinero.
Este fondo de caja chica no debe dejarse agotar por completo
por lo que será necesario reponer el fondo antes que se produzca su
agotamiento, a estos se le conoce con el nombre de Reposición de caja chica. Para reponer el fondo se procede a hacer
una relación de todos los desembolsos realizados con cargos al mismo, que luego
debe sumarse.
AUMENTO O
DISMINUCIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
Si por cualquier circunstancia el fondo de la caja chica
resulta insuficiente, teniéndose que hacer su reposición con mucha frecuencia,
entonces lo correcto será a proceder a aumentar
el Fondo de Caja Chica. Lo contrario de esto ocurre cuando la estimación que
se hizo de los gastos no obedeció
A la realidad de la empresa
y se estableció un monto excesivo de Caja Chica, ocasionado con ello la paralización
de un dinero innecesario y teniendo mayor responsabilidad para el custodio de Fondo.
Una vez determinada tal situación se procede a la disminución del fondo.
ASIENTO
CONTABLE PARA REGISTRAR EL AUMENTO Y DISMINUCIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
Fecha
|
Cuentas y Detalles
|
Auxiliar
|
Débito
|
Crédito
|
23/01/2015
|
Efectivo en caja y Banco Fondo de Caja Chica
=@=
Efectivo en Caja y Banco
Banco Popular
Para registrar aumento del fondo de caja chica
|
500.00
500.00
|
500.00
|
500.00
|
26/10/2015
|
Efectivo en Caja y Banco
Caja General
=@=
Efectivo en Caja y Banco
Fondo de Caja Chica
Para registrar la disminución del Fondo de Caja Chica
|
1,500.00
1,500.00
|
1,500.00
|
1,500.00
|
ARQUEO DEL
FONDO DE CAJA CHICA
Esto no es más
que la verificación del manejo correcto del Fondo de Caja Chica. En el momento
en que se practica debe existir una igualdad entre el monto de los vales mas el
dinero en efectivo que hay en la caja y el monto del Fondo de Caja Chica. Este
debe realizarse de sorpresa para que sirva como medida preventiva contra
irregularidades y prestamos no autorizados.
Usar el sistema de Fondo Fijo con esta
medida se logra limitar la cantidad de dinero en custodia y permite verificar la cantidad cada
vez que se efectúe la reposición, siendo fácil de revisar, puesto que la suma
de los comprobantes y el efectivo debe ser igual al monto del fondo.
Observar que los comprobantes exista uno por cada pago. Esto deben estar debidamente firmado por el beneficiario y aprobado por un funcionario competente, al cual debe ponérsele un sello que diga PAGADO cuando se efectué el pago, para evitar que pueda ser utilizado otra vez .
Observar que sea un solo custodio el encargado. Esto se hace porque si hay dos o mas custodios se pueden culpar entre si, con lo cual se dificulta establecer la responsabilidad.Esto no es más que la verificación del manejo correcto del Fondo de Caja Chica. En el momento en que se practica debe existir una igualdad entre el monto de los vales mas el dinero en efectivo que hay en la caja y el monto del Fondo de Caja Chica. Este debe realizarse de sorpresa para que sirva como medida preventiva contra irregularidades y prestamos no autorizados.
Que los desembolsos no excedan de una
cantidad fijada, limitando el acceso de custodio a los libros de registro,
desde luego es conveniente verificar los comprobantes a los reembolsos.
CONCLUSIÓN
Como ya he finalizado este trabajo didáctico referente al manejo de
fondo de caja chica donde mostrare su importancia y utilidad en una empresa, que
de manera fácil y práctica se pone en función, puedo afirmar que esto le
ayudara a tener un mayor desenvolvimiento en la materia y sobre todo un control
en referencia a los desembolsos menores.
Espero a fin de esto que todos los lectores hayan podido adquirir los
conocimiento suficientes para un futuro próximo, mientras que aparte saber que
el fondo de caja chica es un elemento de suma importancia en el área de los
negocios y contabilidad.
CITA
Libro: Curso
de contabilidad para el 2do nivel (Teoría y práctica)
Autores:
·
Dámaso
A. Toribio
·
Luis
E. Madrigal
·
Víctor
de la Rosa.
